Comment bien choisir ses bureaux ?

bureau Le Mans

Si vous êtes chef d’entreprise, c’est une question que vous avez probablement due vous poser, ou devoir vous posez selon l’évolution de l’effectif de votre entreprise.

 

Or, le choix de ses bureaux est non négligeable.

 

En effet, les bureaux d’une entreprise sont à la fois le reflet de sa culture et de son image. C’est aussi le confort quotidien de ses usagers.

 

Le télétravail aussi rabat les cartes. Il pousse une nouvelle fois à se poser la question de ses besoins en termes d’espaces de travail.

Réduire sa surface (et faire des économies) ? Privilégier des bureaux non attribués ? Passer au coworking ? Intégrer de nouveaux espaces (espace détente, salles de réunion, etc.) ?

Choisir des bureaux adaptés à sa culture d’entreprise

La configuration des bureaux est le reflet de son organisation et de sa culture.

 

Une entreprise davantage hiérarchisée aura une configuration hiérarchisée.

 

Par exemple, pour une grande entreprise hiérarchisée, on pourrait avoir un étage pour la direction, un étage pour les managers, un étage pour les collaborateurs, et un étage pour les stagiaires. Les bureaux de la direction seraient individuels, tandis que les stagiaires partageraient un openspace.

 

Cependant, si vous souhaitez intégrer davantage de collaboration et un management plus horizontal, vous pourriez organiser les étages par services, avec par exemple sur un même étage tout le service marketing, du directeur au stagiaire. Les bureaux ne sont pas nécessairement attitrés, et dépendent de la présence sur place des individus. 

Dans de plus en plus d’entreprises, le directeur n’a même plus un grand bureau individuel attitré ; il partage son bureau avec ceux qui en ont besoin.

 

Si vous souhaitez créer davantage de collaboration, vous pouvez aussi créer des espaces communs.

 

Avoir des salles de créativité ou des salles de réunion de configuration différentes, pour créer des lieux dans lesquels le travail de groupe est efficace. 

Choix économiques

Dans une entreprise, le loyer est l’un des plus gros postes de dépenses (si ce n’est LE plus gros poste).

 

A ce loyer, il faut ajouter tous les frais annexes liés à l’usage du bâtiment : taxes, charges de ménage, wifi, charges d’électricité et d’eau.

 

C’est donc un enjeu très fort dans la stratégie d’une entreprise. Et il est important de maitriser tous les coûts annexes de ses bureaux.

 

L’augmentation des loyers sur les dernières années imposent parfois de diminuer la surface, au risque d’en déplaire à ses collaborateurs.

L’intérêt du coworking

L’abonnement à un coworking inclut tous les frais annexes de l’utilisation du bâtiment. Vous n’aurez pas de charges supplémentaires au loyer à payer en plus. Ce n’est d’ailleurs pas un contrat de bail, mais un contrat de prestation de service qui inclut l’accès à un certain nombre de services.

 

La flexibilité du coworking vous permet d’ajouter ou supprimer des postes de travail individuel en fonction de l’évolution de votre massa salariale, et de vos contraintes financières. En effet, vous avez en général un préavis de 2 mois, ce qui est très avantageux par rapport à un bail commercial qui vous engage pour une durée très longue. En cas de difficultés financières, vous pourrez facilement arrêter votre contrat de prestation de service avec le coworking.

L’importance d’un bâtiment bien éconçu

Avant de vous engager dans la location d’un bâtiment de bureau, il est primordial de bien se renseigner sur sa performance énergétique.

 

Comment le bâtiment est-il isolé ? Y-a-t il de la clim ? La chaleur est-elle supportable l’été ? Quel est le mode de chauffage ? A combien les factures d’eau et d’électricité d’élèvent-elles ?

 

Ces éléments seront votre quotidien de demain. Le confort thermique, mais aussi acoustique sont essentiels pour bien vivre dans ses bureaux. Dans un bureau mal isolé, vous risquez d’avoir froid l’hiver et très chaud l’été, et d’entendre vos voisins de bureau au téléphone (ce qui n’est pas bon pour la confidentialité, ni pour sa concentration !).

 

De plus, les factures d’électricité risquent d’être très élevées et vous apportez de mauvaises surprises.

L’intérêt du coworking

Là encore, le coworking, grâce à sa flexibilité, vous permet de tester le bâtiment sur une courte durée, et si le confort ne vous satisfait pas vous pouvez le quitter.

 

Néanmoins, les espaces de coworking aujourd’hui font de plus en plus attention au côté « responsable » de leur bâtiment.

 

A La Cabane, nous sommes allés encore plus loin. Le bâtiment est entièrement éco-conçu. Il est très bien isolé pour un excellent confort en hiver comme en été. Il est doté de panneaux solaires en autoconsommation (avec revente du surplus) qui permet au bâtiment d’être entièrement autonome.